Resume Ilmu Organisasi

DASAR-DASAR ORGANISASI

(Sutarto – 2012)

Disusun guna memenuhi salah satu tugas mata kuliah ilmu organisasi

Dosen  :  Marita Ahdiyana SIP, M.Si

Oleh:

Isabel Anjani

15417141035

A

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI NEGARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL

UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

2015

ASAS–ASAS ORGANISASI

A.   PENDAHULUAN

            Setiap organisasi baik organisasi pemerintah maupun organisasi swasta tentu menghadapi masalah bagaimana organisasinya dapat berjalan dengan baik. Agar organisasinya dapat bejalan dengan baik dan struktur organisasinya bisa efisien haruslah melaksanakan asas-asas organisasi. Umumnya suatu organisasi selalu menghadapi masalah dengan para pejabat yang bekerja didalamnya karena itu sangat diperlukan kesadaran dan menguasai asas-asas organisasi dalam prakteknya oleh para pejabat.

B. PENDAPAT  TENTANG MACAM-MACAM ORGANISASI

1.      James D. Mooney & Alan C. Reily

a.      The coordinative principle (asas koordinasi)

b.      The scalar principle (asas jenjang)

c.       The functional principle (asas penyusunan fungsi)

d.      The staff principle (asas staff )

2.      L.P Alford & H. Russel Beatty

a.      Principle of objective (asas tujuan)

b.      Principle of authority and responbillity (asas wewenang dan tanggung jawab)

c.       Principle of ultimate authority (asas wewenang pokok)

d.      Principle of assigment to duites (asas penugasan kewajiban-kewajiban)

e.       Principle of definition (asas definisi)

f.        Principle of homogenety ( asas kesamaan)

g.      Principle of organization effectiveness (asas efektivitas organisasi)

3.      Louis A. Allen

a.      Objectives (tujuan)

b.      Distribution of function (pembagian fungsi)

c.       Responbility and authority (tanggungjawab wewenang)

d.      Delegation (pelimpahan)

e.       Supervision (pengawasan)

f.        Control (kontrol)

4.      W. Warren Haynes & Joseph L. Massie

a.      Unity of command (kesatuan perintah)

b.      Span of control (rentangan kontrol)

c.       The exception principle (asas pengecualian)

d.      The scalar principle ( asas jenjang)

C.  PENDALAMAN BEBERAPA ASAS ORGANISASI

           Tujuan adalah suatu kebutuhan manusia baik rohani ataupun jasmani yang dicapai dengan kerjasama sekelompok orang. Tujuan yang dirumuskan dengan jelas akan mudah untuk dijadikan sebuah pedoman dalam menetapkan haluan organisasi, pemilihan bentuk organisasi, dan pembentukkan struktur organisasi.

           Tentang pentingnya perumusan tujuan ini dalam buku Guiding Principles of Public Admnistration ( Dasar-dasar Petunjuk dalam Administrasi Negara) disebutkan sebagai berikut:

1.      Organisasi tanpa tujuan tak ada artinya dan hanya merupakan penghamburan uang belaka.

2.      Organisasi berdiri untuk mencapai hasil-hasil tertentu.

3.      Dasar dari organisasi terletak pada maksud dan tujuan yang telah ditentukan.

4.      Maksud dan tujuan organisasi harus selalu ditinjau oleh kekuasaan yang lebih tinggi.

5.      Tujuan organisasi harus dimengerti dan diterima oleh para pegawai dan dicamkan sedalam-dalamnya dalam jiwa mereka.

            Sehubungan dengan asas perumusan tujuan yang jeas Henry G. Hodges mengatakan; “ Suatu pernyataan tujuan yang jelas dan lengkap adalah suatu pendahuluan yang diperlukan untuk semua aktivitas. Karena organisasi adalah suatu alat untuk mengurus usaaha, tujuan dari usaha itu harus dirumuskan dengan jelas sebelum organisasi meluai berjalan.”

            Rumusan tujuan yang jelas dikemukakan secara singkat oleh Douglas McGregor bahwa tujuan yang efektif menambah semangat semua anggota organisasi untuk bekerja kearah tujuan yang sama. Dalam merumuskan tujuan organisasi hendaknya diperhatikan adanya pengertian ketunggalan tujuan dan tahap-tahap tujuan. Ketunggalan tujuan sendiri adalah organisasi sebagai keseluruhan serta masing-masing satuan organisasi harus memiliki kebutuhan jasmani dan rohani yang diusahakan dicapai oleh seluruh organisasi.

            Tahap-tahap tujuan adalah urutan keselurahan kebutuhan baik jasmani maupun rohani yang diusahakan untuk dicapai oleh suatu organisasi sehingga dengan jelas manakah tujuan pokok yang didahulukan dan tujuan tambahan yang dicapai berikutnya. Tujuan pokok adalah kebutuhan jasmani dan rohani yang menjadi dasar pembentukan organisasi. Tujuan tambahan adalah kebutuhan jasmani dan rohani yang harus dicapai karena sebagia tujuan pokok telah dicapai.

            Selain tujuan pokok dan tujuan tambahan dikenal juga tujuan jangka pendek, tujuan jangka madya, tujuan jangka panjang dan ada pula tujuan segera, tujuan yang dapat dicapai, tujuan khayal. Setiap orang dalam organisasi biasanya telah menyiapkan tujuan individu dan tujuan organisasi. Menurut Herbert G. Hicks ada 5 macam hubungan antara tujuan individu dengan tujuan organisasi, yaitu:

1.      Totally opposing (bertolak belakang)

2.      Partialy opposing (berbeda sebagian)

3.      Neutral (netral)

4.      Compatible (dapat didekatkan atau hampir sama)

5.      Indentical (tepat sama)

           Dalam suatu organisasi terdapat pula istilah Departemenisasi atau aktivitas untuk menyusun satuan-satuan organisasi yang akan diserahi bidang pekerjaan atau fungsi tertentu. Dari segi kedudukannya dalam struktur organisasi satuan organisasi dibedakan menjadi 2 macam yaitu satuan utama dan satuan lanjutan. Satuan utama adalah satuan yang berkedudukan langsung dibawah pimpinan. Satuan lanjutan adalah satuan yang berkedudukan dibawah satuan utama.

           Dalam melakukan Departemenisasi perlu adanya memperhatikan beberapa macam dasar departemenisasi seeperti Departemenisasi berdasarkan fungsi, Departemenisasi berdasarkan produksi, Departemenisasi berdasarkan rangkaian kerja, Departemenisasi berdasarkan langganan, Departemenisasi berdasarkan jasa, Departemenisasi berdasarkan alat, Departemenisasi berdasarkan wilayah, Departemenisasi berdasarkan waktu, Departemenisasi berdasarkan waktu, Departemenisasi berdasarkan jumlah, Departemenisasi satuan organisasi khusus, dan Departemenisasi matrix.

            Pedoman-pedoman yang harus diperhatikan dalam melakukan pembentukkan satuan-satuan organisasi:

a.       Pengelompokkan segenap aktivitas kedalam satuan organisasi semaksimal dan seminimal mungkin berdasarkan kesamaan pelaksanaannya.

b.      Menitik beratkan terciptanya fungsi yang bersatupadu yang membuat organisasi kecil-kecilan semakin sedikit.

c.       Perluasan aktivitas yang wajar pada tahap pertama agar tidak terjadi pengembangan struktur organisasi yang tidak efisien.

d.      Setiap aktivitas yang dilakukan oleh satuan organisasi yang telah ada hendaknya tidak ada penyusunan badan-badan khusus lain sehingga tidak menimbulkan satuan organisasi kembar.

e.       Penambahan atau pengurangan satuan organisasi harus berdaskan volume kerja shinnga memperkecil kemungkinan pembentukkan satuan organisasi berdasarkan keinginnan.

f.       Satuan kerja organisasi hendaknya dikelompokkan menurut pembagian fungsi umum dalam organisasi.

           Ada macam-macam satuan organisasi yang dapat dikelompokkan sebagai berikut:

1.      Satuan pimpinan

2.      Satuan haluan

3.      Satuan operasi

4.      Satuan komersial

5.      Satuan penataan

6.      Satuan kontrol

7.      Satuan konsultasi

           Satuan organisasi menurut Kep.Pres. No. 44 tahun 1974 sebagai berikut:

1.      Unsur pimpinan: Menteri

2.      Unsur pembantu pimpinan: Sekretariat Jendral

3.      Unsur pelaksana: Direktorat Jendral

4.      Unsur pengawasan: Inspektorat Jendral

5.      Unit organisasi lain dan staff ahli

6.      Instansi vertikal

           Dalam satuan organisasi dikenal sebutan Nomenklatur atau istilah yang dipakai untuk menyebutkan satuan organisasi yang dicantumkan didepan nama satuan organisasi. Tujuan menggunakan Nomenklatur yang tepat adalah:

a.       Dapat mengetahui fungsinya

b.      Menghindari penggunaan sebutan satuan organisasi berdasarkan kesenangan belaka.

c.       Menghindari terjadinya Biro didalamnya dibentuk seksi-seksi.

Dalam organisasi pemerintah terdapat berbagai macam sebutan untuk satuan organisasinya sebagai berikut:

a.       Satuan Pimpinan : Presidium

b.      Pimpinan : Presiden, Direktur

c.       Satuan Haluan : Majelis, Dewan, Senat

d.      Satuan Operasi : Direktoratjendral, Direktorat, Seksi

e.       Satuan Komersial : Perusahaan Jawatan, Perusahaan Umum

f.       Satuan Penataan : Sekretariatjendral, Biro, Bagian, Subbagian

g.      Satuan Kontrol : Inspektoratjendral, Inspektorat, Subinspektorat

h.      Satuan Pemerintah Daerah : Inspektoratdaerah, Inspektorat, Subsinspektorat

i.        Satuan Konsultasi : Konsultariat, Subskonsultariat

Sebutan satuan organisasi dibawah satuan utama pada Departemen menurut Kep.Pres. No.44 Tahun 1974:

a.       Satuan organisasi dibawah Sekretariatjendal : Biro, Bagian, Subbagian

b.      Satuan organisasi dibawah Direktoratjendral : Direktorat, Subdirektorat, Seksi, Sekretariat Direktoratjendral, Bagian, Subbagian

c.       Satuan organisasi dibawah Inspektoratjendral : Inspektur, Inspektur Pembantu, Pemeriksa, Sekretariat Inspektoratjndral, Subbagian

d.      Satuan organisasi dibawah Badan : Pusat, Bidang, Subbagian, Sekretariatbadan, Bagian, Subbagian

e.       Satuan organisasi dibawah Pusat : Bidang, Subbidang, Bagian, Subbagian

f.       Satuan organisasi dibawah Kantor Wilayah Tingkat I : Bidang, Seksi, Bagian Tatausaha, Subbagian

g.      Satuan organisasi Kantor Wilayah Tingkat II  : Seksi, Subseksi, Subbagian Tatausaha, Urusan

Sebutan satuan organisasi pada Universitas :

a.       Satuan pimpinan : Presidium, Direktorium

b.      Pimpinan : Rektor (Universitas), Dekan (Fakultas), Direktur

c.       Satuan haluan : Senat Universitas

d.      Satuan operasi : Fakultas, Kompartemen, Lembaga, Balai

e.       Satuan penataan : Sekretariat Universitas, Biro, Bagian, Subbagian

f.       Satuan kontrol : Inspektorat Universitas, Inspektorat, Subinspektorat

g.      Satuan konsultasi : Konsultariat, Subkonsultariat

Namun agar satuan organisasi dapat menertibkan penyebutan satuan organisasinya diperlukan adanya mempelajari kembali aktivitas utama dari satuan organisasi yang bersaangkutan tersebut. Dalam sebuah organisasi tidak semuanya harus memulai penyebutan satuannya dari Direktoratjendal sampai subseksi untuk organisasi yang kecil atau belum memiliki banyak aktivitasnya bisa dimulai dari seksi sampai dengan subseksi.

           Suatu organisasi dapat dipastikan mempunyai sebuah pembagian kerja untuk satuan-satuan organisasinya. Pembagian kerja sendiri dapat dihubungkan dengan pejabat maupun satuan organisasi, pembagian kerja dapat diartikan menjadi 2 macam yaitu :

·         Pembagian kerja adalah rincian serta pengelompokkan aktivitas-aktivitas kerja yang hubungannya erat dengan satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu.

·         Pembagian kerja adalah rincian seta pengelompokkan tugas-tugas yang erat hubungannya dengan satu sama lain yang dilakukan oleh pejabat tertentu.

Dalam melakukan suatu pembagian kerja harus memperhatikan beberapa hal sebagai berikut :

Ø  Memiliki daftar rincian aktivitas yang jelas dan tertulis

Ø  Memiliki daftar rincian tugas yang jelas untuk pejabat dari pucuk pimpinan hingga pejabat paling rendah

Ø  Memberikan jumlah beban tugas kepada pejabat minimal 4 macam dan maksimal 12 macam agar tidak mudah bosan

Ø  Memvariasikan tugas untuk pejabat yang masih berhubungan dengan tugas yang dijalankannya

Ø  Memberikan beban aktivitas kepada para pejabatnya dengan sama rata

Ø  Penempatan jabatan yang tepat

Ø  Penambahan dan penguragan pegawai sesuai dengan volume kerja

Ø  Membagi tugas tanpa mengurangi tanggugjawab pokok dari pejabat

Ø  Penggolongan tugas

Ø  Memperhatikan dasar dari pembagian kerja

Ø  Para pejabat wajib memiliki daftar rincian tugas atau rincian aktivitas

Koordinasi adalah sebuah pengaturan usaha sekelompok orang secara teratur untuk menciptakan kesatuan tindakan dalam mengusahakan tercapainya suatu tujuan tertentu. Pengertian tentang koordinasi tersebut dijabarkan oleh James D. Mooney. Koordinasi dapat dipersempit lagi pengertiannya yaiitu menjadi Keselarasan, dalam suatu organisasi diperlukan suatu keselarasan antara aktivitas antar satuan organisasi atau keselarasan tugas antar pejabat.

Kurangnya koordinasi dapat terlihat dari gejala-gejala tertentu seperti para satuan organisasi akan saling bertengkar, saling melemparkan tanggungjawab kepada pihak lain, dan juga pencapaian tujuan organisasi tidak berjalan lancar karena suasana organisasi terasa kacau. Maka dari itu koordinasi sangat dibutuhkan dalam organisasi karena dapat dihindarkan timbulnya pertentangan, menghindari terjadinya peristiwa waktu menunggu, menumbuhkan perasaan saling membantu antar pejabat, dan juga menjamin adanya kesatuan tindakan antar pejabat.

Dalam asas organisasi terdapat pelimpahan wewenang. Pelimpahan wewenang sendiri adalah penyerahan sebagian hak untuk pejabat untuk mengambil tindakan yang diperlukan agar tugas dan tanggungjawab dapat dilaksanakan dengan baik. Jadi ditegaskan bahwa pelimpahan wewenang adalah penyerahan hak dari pejabat kepada pejabat.

Dalam melimpahkan wewenang perlu memperhatikan beberapa hal seperti Batas wewenang, Tanggungjawab, Keseimbangan anatr tugas, tanggungjawab, dan wewenang, Kemauan memperhatikan pendapat dari pejabat yang menerima limpahan, Mempercayai pejabat yang diserahi wewenang, Membimbing pejabat yang diberi wewenang, dan Melakukan pengontrolan.

Saat memberikan wewenang perlu diperhatikan saat-saat yang tepat, menurut Donald A. Liard & Eleanor C. Laird saat yang tepat adalah sebagai berikut:

a.       Apabila pimpinan dan bawahan telah siap secara mental

b.      Apabila ada tambahan pegawai baru

c.       Apabila ada bawahan yang berhenti

d.      Apabila ada organisasi atau satuan organisasi baru

e.       Apabila memberikan kewajiban-kewajiban baru

f.       Apabila ada kenaikan pangkat

g.      Apabila pengunduran diri telah mendekat

Meskipun asas pelimpahan wewenang itu sangat penting namun dalam prakteknya masih belum berjalan dengan baik. Pelimpahan wewenang ternyata menjumpai banyak halangan contohnya adalah bahwa atasan sudah sempurna dan dapat mengerjakan segalanya sendiri dengan baik, atau bawahan senang pada pekerjaan yang mudah saja.

Asas organisasi yang keenam adalah rentangan kontrol, renangan kontrol merupakan terjemahan dari bahasa inggris “span of control”, “span of authority”, “span of management”, “span of supervision”. Asas rentangan kontrol maksudnya ialah jumlah terbanyak bawahan langsung yang dapat dipimpin dengan baik oleh seorang atasan tertentu.

Dalam rentangan kontrol terdapat faktor yang mepengaruhi luas sempitnya asas tersebut. faktor tersebut dikelomokkan menjadi dua yaitu Faktor Subyektif (faktor yang melekat pada pejabatnya), dan Faktor Obyektif (faktor yang berada diluar pejabatnya). Bila faktor subyektif dalam keadaaan baik maka rentangan kontrolnya akan luas, sebaliknya jika faktor subyektifnyakurang baik maka rentangan kontrol akan sempit.

Dalam rentangan kontrol terdapat macam-macam hubungan, seperti yang disebutkan oleh V.A Graicunas dalam rentangan kontrol dapat diibedakan adanya:

v  Hubungan Tunggal : hubungan antara atasan dengan bawahan masing-masing secara perseorangan

v  Hubungan Kelompok : hubungan antara seorang atasan dengan setiap kombinasi bawahan

v  Hubungan Silang : hubungan antara bawahan dengan bawahan yang lain

v  Hubungan Total : jumlah hubungan tunggal, hubungan klompok, dan hubungan silang.

Sebuah satuan organisasi terdapat jenjang organisasi atau tingkat-tingkat satuan organisasi yang didalamnya terdapat pejabat, tugas serta wewenang tertentu menurut kedudukannya. Bertram M. Gross berpendapat bahwa “ Inti dari jenjang organisasi adalah perbedaan antara peranan atasan dan bawahan. Peranan pejabat atau kelompok pejabat atasan adalah berhak untuk menggunakan wewenang atas bawahan. Bawahan sebaliknya, mengharap untuk meminta wewenang dari atasannya dan mempertanggungjawabkan kepadanya”.

Satuan organisasi mempunyai jumlah jenjang yang benar yaitu sependek mungkin, sebab apabila terlalu panjang dapat menyebabkan hambatan dan penghamburan. Macam-macam struktur organisasi dilihat dari jenjang organisasinya adala sebagai berikutt ;

a.     Struktur organisasi pipih ; melaksanakan jenjang organisasinya antara 2 sampai 3 tingkat

b.    Struktur organisasi datar ; melaksanakan jenjang organisasi sampai 4 tingkat

c.     Struktur organisasi curam ; melaksanakan jenjang organisasi sampai 5 tingkat

Untuk membuat sebuah hubungan organisasi dapat dibuat melalui garis-garis saluran pada jejang organisasi yang digunakan untuk melakukan hubungan menegak, mendatar, dan diagonal. Hubungan enegak dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu menegak keatas dan menegak kebawah. Hubungan diagonal daapat dibedakan menjadi dua macam juga yaitu, diagonal kebawah dan diagonal keatas.

Kesatuan perintah adalah bahwa tiap-tiap pejabat hanya daapat diperintah dan bertanggungjawab pada seorang atasan tertentu. Garis-garis saluran perintah dan tanggungjawab harus jelas menunjukkan dari siapa seorang pejabat menerima perintah dan kepada siapa ia bertanggungjawab. Tidak adanya kesatuan perintah akan menimbulkan kebingungan serta keraguan dari pejabat bawah dan juga menimbulkan ketidakjelasan tanggungjawab.

Adanya asas kesatuan perintah tidak menghalangi adanya para kepala dalam organisasi untuk saling berhubungan dan juga tidak berarti bahwa kepala suatu organisasi harus menentukan sendiri segala masalah yang dihadapi. Pelaksanaan kesatuan perintah selalu mendapatkan halangan karena adanya anggapan “saya kepala” , “kalian bawahan”. Keadaan seperti ini sering terdapat diantara pejabat tingkat menengah dengan pejabat bawahan pelaksana.

Struktur organisasi hendaknya mudah dirubah untuk disesuaikan dengan perubahan yang terjadi tanpa mengurangi kelancaran aktivitas yang sedang berjalan. Untuk menghadapi perubahan tersebut di perlukan adanya asas flexibilitas, asas ini hendaknya jangan dilupakan bahwa pada waktu melakukan percobaan perubahan jangan sampai menghambat kelancaran aktivitas yang sedang berjalan.

Suatu organisasi juga harus dapat menyediakan berbagai sarana agar dapat melakukan aktivitas operasinya secara terus menerus. Para pembentuk organisasi tentu mengharapkan organisasinya makin maju dan berkembang, oleh karena itu  untuk mewujudkan  harapan ini pembentuk harus mempunyai sarana-sarana tertentu seperti meningkatkan mutu kecakapan para pegawainya, mendatangkan alat baru, dan sebagainya.

Asas kesebelas dari asas organisasi adalah keseimbangan, maksudnya adalah bahwa satuan-satuan organisasi hendaknya ditempatkan pada struktur organisasi yang sesuai peranannya. Beberapa satuan yang mempunyai peranan sama penting harus ditempatkan pada posisi yang setingkat. Satuan yang berperan penting hendaknya dijadikan satuan utama bukannya satuan lanjutan. Satuan yang memiliki peranan menyeluruh jangan ditempatkan dibawah satuan lain dengan tidak tepat.